Cuánto cuesta de verdad montar web, reservas y ficha de cliente

Si estás pidiendo presupuestos por ahí, la pregunta que estás haciendo es «cuánto cuesta una web». Es la pregunta equivocada, y normalmente te das cuenta un año después.

Una web sola no recibe reservas. No se acuerda de quién ha vuelto tres veces. No te dice cuántas llamadas has perdido el martes mientras estabas en el mostrador con otro cliente. La pregunta buena es cuánto cuesta tener las tres cosas juntas, y cuánto cuesta mantenerlas encendidas.

Esa cuenta se descompone siempre en tres partidas: lo que pagas una sola vez, lo que vuelve cada mes y lo que alguien se queda de cada reserva. La tercera no te la escribe nadie en el presupuesto, y casi siempre es la más cara.

Primero hagamos una cuenta, la tuya

Hace falta un minuto y una hoja.

¿Cuántas reservas te llegan en una semana desde un portal? Pongamos diez. ¿Cuánto deja de media una de esas personas? Eso solo lo sabes tú.

Ahora abre el contrato del portal y busca el porcentaje que se queda. Está escrito. Es el tuyo, y cambia de un contrato a otro: por eso no lo escribo yo en tu lugar.

Multiplica: diez, por el ticket medio, por ese porcentaje, por cincuenta y dos semanas.

Ese número es una partida de tu cuenta anual. No te la factura nadie, no aparece en ningún presupuesto, y crece sola cada vez que trabajas más. Apúntala en una esquina dla hoja. Volvemos a ella al final.

La cuenta tiene tres partidas, no una

Cualquier presupuesto que recibas, de quien sea, se descompone en tres líneas.

Una sola vez. El trabajo que se hace una vez: construir la web, escribir los textos, configurar la agenda, meter dentro la base de clientes que ya tienes, enseñarte a usarlo.

Recurrente. Lo que mantienes encendido cada mes: dominio, alojamiento, actualizaciones, seguridad, soporte cuando algo se rompe, las licencias de las herramientas que se han juntado.

Por consumo. El número que acabas de escribir en la hoja. Una parte de cada reserva, un coste por mensaje enviado, un coste por contacto en la base.

La tercera casi nadie te la mete en el presupuesto, porque no es un número: es una regla. Y una regla no la puedes comparar con un precio hasta que le metes dentro tus volúmenes. Por eso hemos empezado por ahí.

Lo que se paga una sola vez

Un presupuesto serio dice cuáles de estas cosas incluye:

• la estructura de la web y las páginas que necesita tu oficio, no una plantilla rellenada
• los textos y las fotos, o quién te los escribe y quién te las hace
• el dominio y los buzones de correo a tu nombre
• la agenda configurada según cómo trabajas de verdad: mesas y comensales si cocinas, puestos y duración de los tratamientos si tienes un salón, citas largas si atiendes en consulta
• la base de clientes que ya tienes, importada en vez de empezar de cero
• las horas en las que alguien te enseña a usarlo

Si un presupuesto no dice cuáles de estas partidas cubre, no es un presupuesto. Es un número.

Lo que vuelve cada mes

Aquí el riesgo no es el precio de cada partida. Es la forma.

Tres herramientas bien elegidas pero sin conectar hacen tres suscripciones, tres facturas y tres sitios donde buscar. El cliente que ha reservado por internet no es el mismo que ha rellenado el formulario de la web, y ninguno de los dos es el que está en la agenda. Son tres líneas en tres sistemas, y quien las cose a mano eres tú, por la noche.

Una cosa honesta sobre los portales

Un portal que recibe las reservas en tu lugar no te manda una factura. Se queda una parte de la cuenta antes de que te llegue.

A algunos les funciona, y hay que decirlo: trae gente que no te conocía, y en los primeros meses de un negocio nuevo esa gente vale más de lo que cuesta. Si estás en esa fase, quédatelo.

El problema llega después, cuando la misma regla se sigue aplicando al cliente que ya viene por ti y habría vuelto igualmente. Es la única partida de la cuenta que crece justo cuando creces tú.

La cuenta para tu oficio la puedes rehacer en treinta segundos aquí: restauración, belleza, comercios con cita previa, profesionales por cuenta propia.

Cuánto cuesta con nosotros

Entero, porque es la parte que normalmente falta.

La puesta en marcha es toda la lista de más arriba, hecha por nosotros. Después queda la cuota, y ya está: la tercera partida no existe. Cero comisiones por cada reserva, siempre, porque las reservas llegan a tu web y la cuenta es entera tuya.

Sin permanencia: te vas cuando quieras, sigues activo hasta el final del periodo que ya has pagado, y los clientes siguen siendo tuyos.

Ahora vuelve a la hoja. Ese número en una esquina, el que no te factura nadie: ponlo al lado de la cuota de aquí arriba. Son dos maneras distintas de pagar lo mismo, y una de las dos la conoces por adelantado.

El detalle de lo que hay dentro de cada plan está en la página de precios.

Cinco preguntas para quien te haga un presupuesto

No son preguntas para desconfiar de nadie. Son las cinco respuestas que deberías tener por escrito antes de firmar, con nosotros y con cualquier otro.

1. Si un día cambio de proveedor, ¿qué me llevo? ¿El dominio está a mi nombre? ¿Los textos son míos? ¿La base de clientes se exporta?
2. ¿Las reservas llegan a mi web o a la vuestra?
3. Si la misma persona reserva dos veces, ¿el sistema se da cuenta?
4. ¿Qué está incluido en la cuota y qué se paga aparte?
5. ¿Cuánto dura la permanencia, y qué pasa el día que doy de baja?

Nuestras respuestas, por escrito, están en las condiciones de servicio y en las preguntas frecuentes.

La cuenta de verdad

Si en cambio el problema no es cuánto cuesta sino que no te encuentra nadie, esa es otra cuenta, y la hemos desglosado aquí: qué decide de verdad si te encuentran en Google.

La cuenta de la que habla este texto no es el precio de la web. Es lo que te cuesta, cada mes, no tener las tres cosas conectadas: la reserva que no se convierte en ficha, la ficha que no se convierte en un aviso, el aviso que no sale porque ese día había que trabajar.

Eso no aparece en ningún presupuesto, y lo pagas igual.